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PHOENIX Dokumentenmanagement-Software

Dokumente digital und sicher managen

Managen Sie mit der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software sämtliche Dokumente für Ihren Arbeitsablauf.
Die erleichterte Verwaltung mit automatisierten Prozessen minimiert Ihren Arbeitsaufwand.
Ziel ist ein effizienter Workflow, der Zeit und Kosten einspart.

Dieser integrierte Workflow sorgt für einen reibungslosen Ablauf Ihres Dokumentenmanagements, welches durch die Kombinationsmöglichkeiten mit zusätzlichen Modulen sowie einer praktischen Volltextsuche unterstützt wird. Die PHOENIX-Software kann durch Module der Software-Familie einfach und schnell erweitert werden und passt sich somit Ihren Wünschen an eine maßgeschneiderte Dokumentenmanagement-Software flexibel an.

 

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Phoenix DMS Dokumentenmanagement Software

Phoenix DMS bei Bleckmann Informationssysteme

Vorteile der PHOENIX-Software im Überblick

  • Digitalisierung Ihrer Dokumente an einem zentralen Ort
  • Dokumente unterwegs, zu Hause oder im Office verwalten
  • Logische Zusammenhänge schneller verknüpfen
  • Zeitersparnis und Kostenreduzierung
  • DSGVO- und GoBD-konform
  • Intelligente, userfreundliche Suchfunktion
  • Sichere Langzeitarchivierung
  • Skalierbar durch Modul-Erweiterungen
  • Rollenbasierte Zugriffe definieren

 

Preise & Pakete

Die Bleckmann Documents Cloud ist in vier Paketen erhältlich. Wartung und Hotline-Support sind bei jedem Paket und allen Zusatzmodulen inkludiert. In allen Paketen der Bleckmann Documents Cloud sind PHOENIX Archiv, Ad-Hoc Workflow & Terminierung, Smart Client, Smart Indexing, eine unbegrenzte Tesseract-OCR-Engine sowie Smart Search enthalten. Der Render-Server zum Erzeugen von PDF-Dateien aus Office-Dateien ist ab Version Cloud „S“ inkludiert. Zusätzlich enthalten alle Pakete eine Lizenz des Documents Cloud Smart Safe. Damit erzeugen Sie eine Offline-Kopie Ihrer Daten auf einem eigenen PC oder Server mit der gewohnten Bleckmann Documents Oberfläche.
So haben Sie Ihre Dokumente und Daten auch unabhängig vom Online-Zugriff verfügbar.

 

Preisübersicht Bleckmann Documents Cloud »

 Phoenix DMS weitere Module

 

 

PHOENIX Documents

PHOENIX Dokumentenmanagement verbunden mit einem Ad-hoc Workflow
Ein zentraler Speicherort für alle Ihre Dokumente

Ihre Dokumente werden revisionssicher und übersichtlich an einem zentralen Ort gespeichert. Sie können Ihre Dokumente in verschiedensten Formaten ablegen und notwendige Tools stehen Ihnen für eine reibungslose Verwaltung zur Verfügung.

Dank einem zentralen digitalen Speicherort können Sie von überall auf Ihre Dokumente zugreifen und logistisch besser handhaben – mit geringeren Kosten sowie weniger Zeit- und Verwaltungsaufwand. Im Team ist die Arbeit übersichtlicher und transparenter, da alle Beteiligten mit dem gleichen Stand arbeiten und Dokumente nicht mehr analog „verschwinden“ können.

 

PHOENIX Documents Module in der Standardversion:

  • PHOENIX Documents: Dokumentenmanagement
  • PHOENIX Ad-hoc-Workflow: Prozesse effizienter gestalten
  • PHOENIX Archiv: Revisionssichere, gesetzeskonforme Archivierung
  • PHOENIX Capture: Scannen und Erfassen Ihrer Papierdokumente

 

Ergänzungsmodule:

  • PHOENIX INVOICE: Vordefinierter Workflow für Eingangsrechnungen
  • PHOENIX WORKFLOW: Regelbasierte Workflows per Designer definieren

 

PHOENIX Documents im Überblick:

  • Kostengünstige Paketlösung (Inklusive PHOENIX Ad-hoc-Workflow, PHOENIX Archiv, PHOENIX Capture Client)
  • Minimaler Installations- und Wartungsaufwand
  • Userfreundliche Programmoberfläche
  • Schnelles Zurechtfinden in der Software
  • Suchen und Finden mit flexiblen Suchfiltern
  • Browserbasiertes Interface – einfaches, mobiles Arbeiten, da ortsunabhängiger Datenzugriff
  • Individuell eingerichtete Zugriffsberechtigungen schützen vor unberechtigter Dateneinsicht
PHOENIX Invoice (inklusive PHOENIX InvoiceReader)

Mit PHOENIX Invoice Zeit und Kosten sparen
Rechnung im digitalen Rechnungseingangsworkflow PHOENIX Invoice

Kontrolle durch die enge, zeitliche Taktung, die durch den optimierten Workflow entsteht.
Somit bleibt weniger liegen und die Realisierung der Skonti und Rechnungsnachlässe ist nachvollziehbar und gesichert.

 

Der PHOENIX Invoice Reader

Rechnungen schneller erfassen und strukturiert freigeben
Der PHOENIX InvoiceReader ist ein Zusatzmodul, welches die Sicherheit und Schnelligkeit Ihrer Rechnungserfassung deutlich erhöht. Die ausgefeilte OCR und Analyse-Techniken des PHOENIX Invoice Readers erfassen die Daten Ihrer eingehenden Rechnungen automatisch und übermitteln diese an

den digitalen Rechnungseingangsworkflow PHOENIX Invoice.

 

Keine händischen Eingaben mehr: Es erfolgt eine Freigabe nach einer Kontrolle durch ein Teammitglied. Ist die Rechnung freigegeben, wird diese automatisch im Rechnungseingangsworkflow weiterverarbeitet. Fehlerhafte Daten werden direkt erkannt und somit Fehlerquellen vermieden.
Fehlerhafte Rechnungen werden durch das frühzeitige Warnsystem auch nicht an Dritte weitergeleitet.

 

PHOENIX Invoice im Überblick:    

  • Fachanwendung zum elektronischen Rechnungsmanagement – ZUGFeRD-konform
  • Userfreundliches Suchen und Finden von Belegen – zugriffsgesteuert von jedem Arbeitsplatz
  • Inklusive PHOENIX System-Workflow
  • Flexibel einstellbare Automatik-Weiterleitungen von Eingangsrechnungen
  • PHOENIX Invoice Reader – automatische Prüfung & Korrektur von eingehenden Rechnungen
  • Komfortable Integrationsmöglichkeiten zu gängigen FiBu- und ERP-Lösungen
  • Erweiterungen mit der PHOENIX Produktfamilie
  • Skonto oder Zahlungsfristen nicht mehr verpassen
PHOENIX Contract

PHOENIX Contract Fristen einhalten & die Transparenz erhöhen
Ihre zuverlässige Vertragsverwaltung in dem digitalen Vertragsmanagement

Kündigungsfristen, Zahlungsfälligkeiten, Fristüberschreitungen – in diesen Bereichen können Risiken minimiert werden – mit einer digitalen, übersichtlichen Verwaltung Ihrer Verträge. Mit der zuverlässigen Erinnerungsfunktion PHOENIX Contract werden Sie an fällige Zahlungen oder Fristen termingerecht erinnert. Falls doch ein Problem auftreten sollte, wird das smarte Eskalationsmanagement tätig und schickt an die zuständigen Teammitglieder eine E-Mail. Ebenfalls ist eine Schlagwortsuche integriert, die Ihnen das Suchen nach Informationen und Verträgen vereinfacht.


Ihre Vorteile:

  • Vorhandene Verträge leicht im digitalen Vertragsmanagement bearbeiten und aktualisieren
  • Zentral organisierte Verträge und Vertragskonditionen
  • Die Suchfunktion vereinfacht das Finden von Vertragsakten
  • Anhängen beliebig vieler Dokumente, Termine, Zertifikate u.v.m.
  • Autovervollständigung bei der Erstellung eigener Verträge und Dokumente
  • Inklusive PHOENIX System-Workflow
  • Transparenz aller Verträge sowie nachvollziehbare Zuständigkeiten
  • Smartes Eskalationsmanagement
  • Kompatibel mit der PHOENIX-Produktfamilie

 

PHOENIX HR

PHOENIX HR
Die digitale Personalakte mit höchster Sicherheit

Persönliche Daten über Ihre Teammitglieder sind hochsensibel und verlangen daher erhöhten Schutz. Mit dem rechtskonform sowie DSGVO &- GoBD -konformen PHOENIX HR Module können Sie diese Daten ausreichend sichern. Mit höchster Sorgfalt wird das PHOENIX HR Modul verschlüsselt und bietet eine sichere Dokumentenablage mit kontrolliertem Zugriff jedes Mitarbeiters auf die eigenen Personaldokumente gemäß §83 BtrVG.


Einen neuen Mitarbeiter unkompliziert & schnell anlegen

Per Drag & Drop oder einem festgelegten E-Mail-Postfach können Dokumente unkompliziert aus E-Mails in eine digitale Personalakte hinzugefügt werden. Über das Office Add-In können Sie Word- und Excel-Dokumente problemlos in die digitale Personalakte eines Mitarbeiters übergeben.

Transparenz steigern und den administrativen Aufwand schmälern, so dass mehr Zeit für die wirklich wichtigen Tätigkeiten bleiben. Schnelle Abwicklung von: Urlaubsanträgen und -genehmigungen, Weiterbildungsmaßnahmen, Jahresgesprächen, Führerscheinvorlagen uvm.

 
PHOENIX HR Vorteile im Überblick:

  • Höchste Sicherheit durch Verschlüsselung
  • Möglichkeit des kontrollierten Zugriffs eines Mitarbeiters auf die eigenen Personaldokumente nach §83 BetrVG
  • Schnelles Suchen und Finden von Personalakten
  • Personalverträge und Dokumente zentral organisiert
  • Anhängen beliebig vieler Dokumente, z.B. Protokolle oder Fortbildungszertifikate und Termine
  • Integriertes Bewerbermanagement mit nahtloser Datenübergabe an das Mitarbeitermanagement
  • Inklusive PHOENIX-System-Workflow
  • Kompatibel mit der PHOENIX-Produktfamilie
  • Rollenbasierte Zugriffsrechte und Prozesshistorie
  • Individuelle Zugriffsrechte damit nur befugte Personen Zugriff auf hochsensible Daten haben
  • Die Prozesshistorie bildet alle Vorgänge an dem jeweiligen Dokument ab, sodass nachvollziehbar bleibt, wer das Dokument gesehen hat und welche Änderungen vorgenommen wurden
Weitere Module der PHOENIX Software & Add-Ins

Module zur Erweiterung

PHOENIX Fahrzeugakte – das intelligente Fuhrparkmanagement

Mit der Produktausprägung PHOENIX Fahrzeugakte können Sie Ihre Fahrzeugakten mit allen zugehörigen Vertragsunterlagen übersichtlich digital abbilden. Dazu müssen Sie Dokumente nur scannen und per Drag & Drop im PHOENIX Archiv ablegen. Danach können Sie permanent auf alle Fahrzeugakten zugreifen, diese pflegen und recherchieren. Fragen des Managements zu vertraglichen Details können somit jederzeit schnell beantwortet werden. Pluspunkt ist das integrierte Terminmanagement. Dieses informiert Sie automatisch über nahende Kündigungsfristen.

PHOENIX EDM – Engineering Data

2D-CAD und 3D-CAD Dateien über den gesamten Projektlebenszyklus verwalten. Engineering Data Management in Form einer Dokumentenmanagementsoftware sichert systematisch den strukturierten und konsistenten Informationsstand Ihrer Modelldaten sowie der Verknüpfungen. Prozesse können Sie individuell und automatisch mit dem PHOENIX System-Workflow steuern.

PHOENIX EDM können Sie problemlos in Ihre bestehenden PHOENIX-Lösungen integrieren oder alleinstehend nutzen.

 

Betriebliches Vorschlagswesen der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software

Im betrieblichen Vorschlagswesen des PHOENIX DMS können Sie Rückfragen und Lösungen digital festhalten. Geparkte Vorschläge gehen nicht verloren und Sie können diese jederzeit wieder aufrufen. Per Knopfdruck können Sie an einzelne Personen oder ganze Gruppen Rückmeldung zu den Vorschlägen geben.
Einfacher geht's nicht.

PHOENIX QM - digitales Qualitätsmanagement

Sie können Ihr Qualitätsmanagement mit der Software gezielt durchsetzen und nachverfolgen. Individuell definierbare Rollen und Zugriffsprofile gewährleisten, dass Doku­mente, Daten und Informationen sicher bearbeitet und abgerufen werden können.

Mitarbeiter, die mit der alltäglichen Sicherung und Umsetzung des Qualitätsmanagements betraut sind, werden optimal unterstützt. Soweit zugriffsberechtigt, finden Ihre Mitarbeiter relevante Informationen schnell und mühelos. PHOENIX QM verbessert den Arbeitsalltag nachhaltig.

Der Themen-Baum

Der Themen-Baum bietet die Möglichkeit, Dokumente in frei wählbaren Kategorien zu sammeln und zu strukturieren. Dokumente können z.B. Abteilungen und Unterabteilungen zugeordnet werden, sodass Anwender mit wenigen Klicks alle Informationen zu dem Thema finden.
 

Für das strategische Qualitätsmanagement Ihrer Organisation bietet PHOENIX QM allen Entscheidern das ideale Werkzeug, um die Qualitätspolitik durchzusetzen und nachzuverfolgen. Individuelle Rollen und Zugriffsprofile ermöglichen – je nach Zugriffsberechtigung – Dokumente, Daten und Informationen sicher abzurufen und zu bearbeiten. Die Einstellungsmöglichkeiten für Administratoren erlauben es, PHOENIX QM genau auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation und Prozesse anzupassen.

 

 

Add-Ins

  • Office Add-In
  • Outlook Add-In
  • Server Mail Connector
Phoenix Sofware zum Dokumentenmanagement

SmartTools der PHOENIX DMS

SmartClient, SmartClassify, SmartIndexing, SmartSafe & SmartTools

 

1. PDF per Drag & Drop auf den SmartClient der PHOENIX -Software ziehen


2. Auto-Import in die Inbox per SmartClient & Auto-Klassifizierung per SmartClassify anstoßen


3. Per Maus-Doppelklick das Dokument in der PHOENIX-Software öffnen & der SmartIndexing startet automatisch

Dokumentenmanagement Software

Schritt für Schritt Ihr neuer Workflow
 

4. Per Maus-Doppelklick das Dokument in der PHOENIX-Software öffnen, SmartIndexing startet automatisch.
 

5. Per Mausklick auf das Sonnen-Symbol klicken und Einträge von SmartIndexing anpassen.
 

6. Abschluss der Archivierung in der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software per SmartTools und per SmartSafe.

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